ÍNDICE
TEMAS PÁGINA
1. RESÚMEN ………. 3
2. INTRODUCCIÓN ………. 5
Planteamiento del problema
Justificación
Marco contextual, conceptual y teórico
3. METODOLOGÍA ……… 23
3.1. Cronograma
3.2. Estrategia para la recopilación de información
3.3. Instrumento para la recopilación de la información
3.4. Inicio de la recopilación de información
3.5. Guía de observación
4. RESULTADOS Y CONCLUSIONES ……….. 34
5. FUENTES CONSULTADAS ………. 37
6. ANEXOS ………. 38
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RESUMEN
La propuesta que se presenta al término de la evaluación de diagnóstico dentro del Programa Universidad Bilingüe, en la Universidad Madero, es un ejemplo para demostrar la importancia y el gran alcance que tiene el uso de las tecnologías de información y comunicación (TICS) como parte fundamental dentro de las organizaciones educativas en México .
Sin duda, la comunicación es un elemento indispensable que se muestra entrelazado con el factor humano y que se ve reflejado en éxito cuando éstas logran alcanzar los objetivos y metas fijadas. La comunicación efectiva obtenida al emplear un buen canal de comunicación interno serán las estrellas principales dentro de nuestro escenario porque representarán el motor que impulsará a la organización educativa a destacar por su calidad en el desempeño laboral conjunto.
La creación de una comunidad virtual como herramienta de apoyo para complementar los canales de comunicación interna tradicionales o ya existentes dentro de la institución, mostrará diversos enfoques con respecto al uso de las TICS y al mismo tiempo descubriremos nuevas líneas de investigación.
INTRODUCCIÓN
El vivir en sociedad nos obliga a mantener un contacto comunicativo permanente con otras personas. Todo lo que gira a nuestro alrededor está lleno de constantes movimientos que nuestros sentidos atrapan y transforman en palabras, mensajes, señales o signos.
Al hablar sobre comunicación y los elementos que la conforman, nos hace pensar en el proceso que el ser humano hace para entablar comunicación con otra persona. Los elementos que la conforman jugarán un papel importante dentro de nuestro esquema y más aún cuando el proceso comunicativo centra especial interés en obtener una retroalimentación.
Dentro de una organización, sea grande o pequeña, existe la necesidad de identificar los problemas comunicativos que se van presentando para así encontrar la forma de mantener comunicación con docentes, asesores académicos y coordinador, que forman parte de esa comunidad, haciendo indispensable la circulación fluida de información en todos los niveles de operación. Actualmente, gracias al gran avance tecnológico y al fácil acceso que se tiene a internet, contamos con una extensa variedad de herramientas que nos ofrecen un apoyo complementario para los canales de comunicación interna.
Las comunidades virtuales, son un ejemplo de lo mencionado anteriormente, ya que han llegado a ocupar un lugar importante en el ámbito educacional, empresarial y comercial. La forma en que integra a una organización a través del uso de la tecnología aplicada en el mundo cibernético, es sólo uno de sus funciones que durante la siguiente investigación estaremos descubriendo.
Planteamiento del problema
La comunicación es un elemento importante para todo tipo de organización. El mantener una comunicación que transmita información veraz y oportuna, en todos los niveles y en todas direcciones, obteniendo respuesta representada en acciones, gestos o palabras, se toma como efectiva de forma ascendente o descendente en cualquier nivel tiene un significado importante porque de ella dependerá el crecimiento y éxito que obtenga dentro de su rubro.
El propósito de éste proyecto va dirigido al programa de Universidad Bilingüe en la Universidad Madero, que se encuentra ubicado en la ciudad de Puebla, con la intensión de detectar a través de una evaluación de diagnóstico el estado actual que presentan los canales de comunicación interna existentes hasta ahora en dicha institución, para que posteriormente se pueda presentar la propuesta que ayudará a alcanzar una comunicación efectiva entre docentes, asesores académicos y coordinador, concluyendo con los resultados que aprueben o no la propuesta realizada.
Justificación
El surgimiento a pasos agigantados que han tenido las universidades privadas y el crecimiento de la población estudiantil en los últimos años, han contribuido a que se despliegue una amplia variedad de ofertas educativas, que buscan crear distintos programas que se adapten cómodamente a las necesidades de cada futuro estudiante. Pero para brindar todos esos servicios, es indispensable contar con una organización bien estructurada e informada dentro de la institución. El ambiente laboral que se vive dentro de las instituciones educativas a nivel superior con las distintas formas de trabajo que tiene la comunidad administrativa y docente, hace que cada día sea más complicado el poder mantener una comunicación efectiva con los miembros que la conforman.
La Universidad Madero no es la excepción, pues dentro de su programa Universidad Bilingüe, existe la necesidad de implementar otro método interno de comunicación que actúe como herramienta de apoyo para circular información relacionada con las funciones que deben cumplir los profesores que laboran ahí. Los reportes mensuales y semestrales que registran el apego a actividades programadas y rendimiento docente, apuntan a que el uso del correo electrónico, las juntas presénciales agendadas, la entrega de circulares y el uso de mamparas informativas, no han sido espacios suficientes para hacer llegar a toda la planta docente la información completa, dejando como consecuencia la pérdida de tiempo, trabajo mal elaborado y por lo tanto entregas de documentación fuera de tiempo y espacios programados. La desinformación que se produce durante este proceso, ha orillando a que el rumor y la mala interpretación de la información crezcan considerablemente y lleva a los profesores, asesores académicos e incluso al coordinador a desempeñar sus funciones con retrasos o de forma errónea.
El beneficio de conformar una comunidad virtual (unirá a docentes, asesores académicos y coordinador con el mismo fin), cómo una herramienta de apoyo que conlleve a obtener una comunicación efectiva, en la que se pretende que la información recibida sea comprendida por el destinatario y éste responda con acciones acertadas en su trabajo dentro de dicho programa, puede alcanzar mejoras de tipo administrativo, aumentando la posibilidad de administrar mejor el tiempo para utilizarlo en otras actividades que requieran más dedicación. Por estas razones, es necesario reforzar los canales de comunicación que se está llevando hasta ahora en el programa Universidad Bilingüe.
El siguiente trabajo nos abre camino a la propuesta para implementar un nuevo canal interno de comunicación que llegué a complementar a los que ya existen dentro del programa, respondiendo a la siguiente pregunta: ¿La conformación de una comunidad virtual funciona como herramienta de apoyo para complementar los canales de comunicación interna existentes y generar una comunicación efectiva entre docentes, asesores académicos y coordinador del programa de Universidad Bilingüe en la Universidad Madero?
Cabe mencionar que con la exploración que se va a efectuar en ésta evaluación abrirá puertas hacía otros enfoques de la comunicación interna y de su relación con el uso de la tecnología de comunicación e información en el programa de Universidad Bilingüe, que posiblemente no se había tomado en cuenta por la falta de tiempo y el exceso de trabajo que usualmente tienen. Dentro del campo de conocimiento proveerá de información actualizada, estructurada y viable para su aplicación dentro de los canales de comunicación interna que en un futuro puedan ser ajustable a otros programas de otras instituciones educativas a nivel superior.
Las posibles barreras a las que nos podemos enfrentar al abordar el tema descrito, puede ser la falta de tiempo para participar en la comunidad, la falta de equipo de computo con acceso a internet o la falta de capacitación para usarlo correctamente. Sin embargo posiblemente la universidad pueda proporcionar todos los elementos materiales para que se pueda llevar a cabo la propuesta.
Marco contextual, conceptual y teórico.
El lugar en el que se inserta la evaluación, es en la Universidad Madero (UMAD) dentro del programa Universidad Bilingüe. La UMAD, está establecido en el estado de Puebla y es una de las 5 universidades particulares más destacadas en ésta ciudad porque posee premios obtenidos por la participación de alumnos de la licenciatura de Comercio Exterior en concursos nacionales e internacionales.
El programa de “Universidad Bilingüe comenzó en Otoño de 2006 y básicamente es un sistema en el que el alumno inscrito de cualquier carrera ofertada en la institución, bajo ésta modalidad, recibirá a partir de un semestre determinado 5 niveles inglés obligatorios que equivalen a 15 módulos”[i], con el fin de que aquellos alumnos que ingresen en éste plan, egresen de la licenciatura dominando el idioma inglés en un 100% en sus 4 áreas que son la lectura de comprensión, la escritura, el habla y comprensión auditiva.
El uso de las tecnologías de comunicación e información insertadas en los canales de comunicación que se llevan dentro del programa hasta éste semestre que se está cursando, es solamente el correo electrónico. Su uso es desde la coordinación hacia los asesores académicos y de éstos hacia los profesores de tiempo completo y por honorarios. El tipo de información que se envía por lo general es para recordar fechas de actividades como de entrega de calificaciones, de listas de asistencia, de planeaciones, reportes de aprovechamiento escolar, sugerencias y retroalimentaciones de observaciones de clase.
La evaluación diagnóstica inicial, se aborda desde el punto de vista de la comunicación, tomando también algunas definiciones de la rama sociológica. Comenzaremos definiendo los conceptos principales a los que se hará referencia en nuestro marco teórico para ubicarnos y evitar confusiones.
Conocer el entorno en el cual nos estaremos relacionando es la forma ideal para adentrarnos al mundo de la comunicación y los componentes que la constituyen. Iniciamos con dos modelos de comunicación que toman en cuenta los elementos más significativos dentro del proceso de la comunicación. Laswell (1948), describe el proceso de comunicación formulando la siguiente pregunta, “¿Quién… dice qué… a través de qué canal… a quién… con qué efectos?”[ii]. Al responder a esta pregunta estamos llegando a una conclusión sencilla sobre lo que es comunicación. El modelo de Shanon y Weaver (1948), es el que se considera más completo pues para ellos “los componentes básicos para la comunicación son: fuente o emisor, encodificación, mensaje, medio, decodificación, receptor y retroalimentación”[iii]. Con esto concluimos que la comunicación “es un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y espera que esta última dé una respuesta, sea una opinión, actitud, o conducta”[iv].
La comunicación será la manera en que una persona se pone en contacto con los demás expresando ideas, sentimientos, conductas, siempre buscando una reacción a lo que se comunicó. Si esto es llevado a cabo y generó un efecto esperado queda claro que la información transmitida fue entendida, por lo tanto la comunicación fue efectiva. La comunicación efectiva, es entonces “aquella que da como resultado los cambios que en el receptor intenta o desea ver el comunicador”. Por otra parte, Breth (1974), menciona que “para poder obtener un cambio, el mensaje debe ser importante para el receptor como respuesta al mensaje que el emisor le ha enviado”[v].
Hasta el momento hemos tomado ya una definición sobre lo que es la comunicación, pero ahora corresponde hablar sobre el tipo de comunicación que estaremos utilizando en este estudio, la comunicación interna. La comunicación que se lleva dentro de una empresa o institución se le llama comunicación interna y básicamente “es aquella comunicación que se ha dado a la tarea de centrar especial atención a los canales convencionales y emisores, añadiendo también el interés por la información que baja desde la dirección hasta los empleados”[vi]. Muchos hombres y mujeres, especialistas en el tema, han tratado de reunir en breves palabras algo que sume todo lo que engloba dicho concepto. Paul Capriotti (1998) conceptualiza a la comunicación interna como “el intercambio de información entre todos los niveles de una organización”.[vii]
Comunidad “es un grupo o conjunto de personas que comparten elementos en común… una comunidad crea una identidad común, mediante la diferenciación de otros grupos o comunidades, que es compartida y elaborada entre sus integrantes y socializada… generalmente se une bajo la necesidad o meta de un objetivo en común”[viii].
En el campo de la comunicación interna, Nirembergen (1993) en su libro titulado “The Living Organization: Transforming Teams into Workplace Communities”, ha insistido en que “las comunidades laborales como forma de organización en la empresa representan un estudio superior y evolucionado del trabajo en equipo, que para tener éxito requieren determinadas condiciones". [ix]
La comunicación interna funciona a través de organigramas. Los organigramas son representaciones gráficas y sintéticas de la anatomía (posición, relación, estructura y funciones) y de la fisiología (procesos e interacción dinámica) de las organizaciones (William S. Howell y Ernest Bormann, 1988). Los organigramas serán el instrumento que guiará a los integrantes de organización a fluir la información con los códigos, canales y direcciones correspondientes y apropiadas para mantener al tanto a toda la estructura humana interna.
La comunicación vertical y horizontal son las formas más comunes en las que se propicia la comunicación interna hasta nuestros días en la mayor parte de empresas, instituciones, gobiernos, etc. Jesús García (2000) plantea a la comunicación vertical como “la que fluye de arriba debajo de modo que un superior en orden jerárquico asume el papel de emisor respecto a sus subordinados y éstos replican, asumiendo a su vez el papel de emisores respecto a aquél.”
Con respecto a la comunicación horizontal García (2000) dice que “es la que fluye entre las áreas, pero dentro de una franja de un mismo nivel: entre directores de área, de departamento, de servicio, etc.” Este tipo de comunicación más que nada es para ayudar a poner en bloques jerarquizados y unitarios al personal que trabaja en la organización.
Howard Rheingold (1996), quien define a las comunidades virtuales como "…agregaciones sociales que emergen de la red cuando un número suficiente de personas entablan discusiones públicas durante un tiempo lo suficientemente largo, con suficiente sentimiento humano, para formar redes de relaciones personales en el ciberespacio"[x]. Sin embargo, para Michael Powers (1997) comunidad virtual es "…un grupo de personas que se comunican a través de una red de computadoras distribuidas… (el grupo) se reúne en una localidad electrónica, usualmente definida por un software servidor, mientras el software cliente administra los intercambios de información entre los miembros del grupo. Todos los miembros conocen las direcciones de estas localidades e invierten suficiente tiempo en ellas como para considerarse una comunidad virtual"[xi]. Ésta última está enfocada en su mayor parte al aspecto informático, que aunque no es tan general como la que hace Rheingold, igual nos sirve para darnos una idea sobre los recursos que se tienen que tomar en cuenta para ponerla a funcionar.
Las características que debe tener una comunidad virtual deben estar bien definidas y ajustadas a las necesidades de la comunidad, es por eso que según Cliff Figallo (1998), “una comunidad virtual se distingue por las siguientes características: 1. El miembro se siente parte de una totalidad social amplia: sentido de pertenecía; 2. Existe una red de relaciones entre sus miembros: lazos sociales; 3. Hay una corriente de intercambio de contenidos que tienen valor para sus miembros: colaboración y cooperación; 4. Las relaciones entre los miembros se mantienen en el tiempo, creando un conjunto de historias compartidas: sustentabilidad”[xii].
Teniendo ya la pregunta inicial y determinando que no existe hipótesis en el inicio de nuestra evaluación y definiendo el marco teórico, contextual y conceptual de nuestro tema de investigación, continuamos con el siguiente paso que es el definir el tipo de estudio que utilizaremos para llevar a cabo el proceso de recopilación de datos, esto nos llevará a la parte más importante y que llevará más tiempo en realizar dentro de nuestro estudio, ya que estaremos propensos a vagar por un mundo de información que debemos ordenar y valorar de la mejor manera posible, de acuerdo a nuestro objetivo de estudio.
Dentro de la investigación, usaremos un tipo de estudio mixto, con el que se pretende combinar el enfoque cualitativo y el cuantitativo para obtener una información más detallada y completa.
La parte del estudio cuantitativo ya se está poniendo en práctica desde la parte inicial del planteamiento del problema, se hicieron observaciones directas al campo de estudio, se realizaron 3 visitas al área de Universidad Bilingüe (sin previo aviso a los docentes), para poder capturar con mayor soltura todos aquellos detalles comunicativos que se viven en un día normal de clases, tratando de dar respuesta a las interrogantes surgidas en el momento, cómo se da la comunicación entre los docentes?, ¿cómo se relacionan los asesores académicos con los docentes?, ¿cómo el coordinador del programa interactúa con ellos?, etc. Se toman notas, de lo que se aprecia durante la estancia en el lugar, de los problemas que se presentan únicamente con el personal que labora en el programa Universidad Bilingüe, que incluye docentes de tiempo completo, docentes que trabajan por honorarios, asesores académicos y el coordinador de dicho programa. Únicamente se toma en cuenta los problemas de comunicación interna que presenta el personal participante en el programa, el tipo de información que se maneja, los posibles motivos que llevaron a los docentes a tener dificultades de entendimiento, el comportamiento interpersonal de cada uno de ellos, la actitud adoptada en el ambiente laboral, la confianza que tienen para acercarse con otros docentes o con las asesoras académicas para resolver sus dudas y el medio de comunicación que utilizan actualmente para mantenerse informados y actualizados sobre los temas referentes a su trabajo en el área, el tiempo que tardan los asesores académicos en hacerles llegar la información a los profesores, cómo se aseguran las asesores que los docentes han recibido la información emitida por ellos, el interés de participar y mantener un lazo de comunicación con otros profesores para intercambiar ideas o experiencias laborales.
Conforme avance el proceso de investigación se aplicarán entrevistas profundas y más específicas con el coordinador y con los asesores académicos para tener un panorama mucho más amplio sobre el proceso comunicativo interno que se lleva hasta el momento y detectar todo aquello que esté interfiriendo con la fluidez de información y que probablemente esté obstaculizando tener una comunicación veraz y oportuna.
Por otra parte, el enfoque cuantitativo se va a dar en el momento en que se localicen nuestras variables, en ésta investigación serán la motivación, la comunicación y la participación de los integrantes del programa Universidad Bilingüe, se intentará aplicar una encuesta a los profesores para conocer su motivación actual, calcular la posible participación que tendrán en la comunidad virtual, detectar los problemas de comunicación que tienen y conocer la idea que ellos conciben de comunicación veraz y oportuna.
Es importante mencionar que al hablar de motivación estamos haciendo referencia al concepto de que serán todas aquellas acciones que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. En cuanto a la variable participación será el deseo voluntario de involucrarse en una actividad de forma constante, racional y colaborativa. La comunicación será el proceso entre dos o más personas, utilizando un código, un canal y un mensaje y el cuál de cómo resultado una retroalimentación efectiva en la que el emisor y el receptor tengan una comunicación veraz en el momento oportuno.
Llevando a cabo lo anterior se busca encaminar la investigación hacia un proceso inductivo, en el que se comprenda el escenario en el que se presenta el objeto de investigación y al mismo tiempo recolectar datos que nos ayuden a poder integrar una lista de características elementales que deba tener un nuevo canal de comunicación interna, como lo es una comunidad virtual, para funcionar como un herramienta de apoyo que ayude a que los integrantes del programa Universidad Bilingüe, se mantengan motivados, participativos y comunicados e informados veraz y oportunamente cuando así se requiera.
METODOLOGÍA
Con la pregunta inicial y determinando que no existe hipótesis en el inicio de nuestra evaluación y definiendo el marco teórico, contextual y conceptual de nuestro tema, continuamos con el siguiente paso que es el definir el tipo de estudio que utilizaremos para llevar a cabo el proceso de recopilación de datos, esto nos llevará a la parte más importante y que tomará más tiempo en realizar dentro de nuestro estudio, ya que estaremos propensos a vagar por un mundo de información que debemos ordenar y valorar de la mejor manera posible, de acuerdo a nuestro objetivo.
Dentro de la investigación, usaremos un tipo de estudio cualitativo, con el que se pretende obtener una información detallada y completa. Para el estudio de diagnóstico, el enfoque cualitativo se está poniendo en práctica desde la parte inicial del planteamiento del problema, se hicieron observaciones directas al campo de estudio, se realizaron tres visitas al área de Universidad Bilingüe (sin previo aviso a los docentes), para poder capturar con mayor soltura todos aquellos detalles comunicativos que se viven en un día normal de clases, tratando de dar respuesta a las interrogantes surgidas en el momento, ¿cómo se da la comunicación entre los docentes?, ¿cómo se relacionan los asesores académicos con los docentes?, ¿cómo el coordinador del programa interactúa con ellos?, ¿cuáles son los canales de comunicación interna que se utilizan?, etc. Se hizo un registro de notas de lo que se aprecia durante la estancia en el lugar, de los problemas que se presentan únicamente con el personal que labora en el programa Universidad Bilingüe, que incluye docentes de tiempo completo, docentes que trabajan por honorarios, asesores académicos y el coordinador de dicho programa. Exclusivamente se toma en cuenta los problemas de comunicación interna que presenta el personal en el programa, el tipo de información que se maneja, el comportamiento interpersonal de cada uno de ellos, la actitud adoptada en el ambiente laboral, la confianza que tienen para acercarse con otros docentes o con los asesores académicos para resolver sus dudas, los medios de comunicación que utilizan actualmente para mantenerse informados y actualizados sobre los temas referentes a su trabajo en el área, el tiempo que tardan los asesores académicos en hacerles llegar la información a los profesores y cómo se aseguran los asesores que los docentes han recibido la información emitida por ellos, el interés de participar y mantener un lazo de comunicación con otros profesores para intercambiar ideas o experiencias laborales. También se mantuvo una plática informal con el coordinador del programa y se pudo hacer un reporte con las ideas sobresalientes que nos dan una introducción a nuestro estudio.
Conforme avance el proceso de investigación se aplicará entrevistas profundas y más específicas con el coordinador y con los asesores académicos para tener un panorama mucho más amplio sobre el proceso comunicativo interno que se lleva detectando todo aquello que esté interfiriendo con la fluidez de información.
Llevando a cabo lo anterior se busca encaminar la investigación hacia un proceso inductivo, en el que se comprenda el escenario actual que presenta la Universidad Bilingüe y así contribuir presentando la propuesta que plantea a la comunidad virtual cómo una herramienta de apoyo para dar una posible solución a los problemas detectados durante el estudio de diagnóstico manteniendo motivados, participativos, comunicados e informados veraz y oportunamente cuando así se requiera.
Cronograma
Estrategia para la recopilación de información
Al ser una evaluación y tras haber seleccionado un enfoque cualitativo para la parte de la evaluación de diagnóstico, debemos fijar las condiciones y elementos que tomaremos en cuenta para realizar nuestra recopilación de información; información que nos será de gran ayuda para poder situarnos en la realidad que se vive dentro del programa Universidad Bilingüe.
Para comenzar dividiremos a los integrantes del programa Universidad Bilingüe en 3 grupos. El grupo “A” será aquel conformado por docentes de tiempo completo y por honorarios; el grupo “B” por asesores académicos y el grupo “C” por el coordinador.
En el grupo “A” que está conformado por docentes de tiempo completo (4) y por honorarios (14). El grupo “B” por los asesores académicos (2) y el grupo “C” por el coordinador del programa.
Para el grupo “A” se hará una observación de dos días a la semana en diferentes horarios, establecido como punto de observación del primer día la oficina de las asesoras académicas, ya que en ésta los profesores tienen acceso a los materiales didácticos y al equipo de computo, audio o sonido que están destinados para utilizar como apoyo a sus clases. Y para el segundo día se estará haciendo la observación en la sala de maestros, lugar donde se concentran la mayor parte de ellos para hacer revisiones de trabajos, esperar sus horas de clase, comentar con otros maestros sobre algún tema e incluso para tomar algún refrigerio. En el primer día se trabajará de 10 a 13 horas y el segundo día de 16 a 19 horas. Se llenará una hoja de observación en el que se dividirá en 10 valores diferentes para hacer más fácil la colocación de información que observemos. Por ejemplo: “Problemas que reportan los docentes”, “Uso de equipo de computo”, “consulta de mampara informativa”, etc. Con el fin de utilizarlo como una guía y no olvidar ningún detalle de lo que se observa. Dentro del mismo formato se tendrá espacio para hacer anotaciones adicionales que se consideren importantes.
En el grupo “B” se harán observaciones a los dos asesores en los que observaremos con detalle la interacción que tengan únicamente con los docentes y coordinador, llenando también un formato de observación en el que se registrará los detalles que se consideren importantes y que nos lleven al desarrollo del proyecto. La parte de las entrevistas será en forma individual, en diferentes horarios y se formularan 10 preguntas, esperando que cuando el entrevistado se siente cómodo y libre, surjan al menos 10 preguntas más durante lo que dura la entrevista de 60 minutos.
Para el grupo “C” se mantendrá una plática informal en el que se espera que durante este tiempo, que se hablará sobre lo que es el programa, información sobre los integrantes del programa, el clima organizacional entre otras cosas más, se puedan detectar los problemas que él considera mas importantes. Para que posteriormente, en la entrevista, se le cuestione con 15 preguntas más para corroborar información y para poder definir con mayor claridad los problemas de comunicación interna que se vive dentro de su equipo.
Al finalizar las observaciones y las entrevistas se analizaran los contenidos y se agruparan la información de tal manera que se puedan identificar los problemas que más sobresalieron durante nuestro estudio y así determinar los 5 problemas más importantes a considerar para que a partir de esos resultados se comience a realizar la propuesta.
Instrumento para la recopilación de la información
Se utilizarán entrevistas a fondo para el coordinador y para las asesoras académicas. La primera entrevista será a través de una plática informal en la que plantearemos 10 cuestionamientos relacionados a los datos generales de lo que es el programa de Universidad Bilingüe. Posteriormente se entrevistará de forma profunda al mismo coordinador pero en ésta ocasión se llevará una lista de 20 preguntas previamente formuladas con las que se pretende detectar los problemas que él considere más sobresalientes. Al mismo tiempo deberá servir para que se confirme la información dada en la plática informal y otras que sustentarán o no las respuestas de las asesoras académicas y de las observaciones realizadas a los docentes.
En el caso de los asesores académicos, se aplicarán tres observaciones, en diferentes horarios y en diversas situaciones, para ello será importante llenar el cuadro de observaciones que previamente se realizó, dónde se consideran 10 acciones a evaluar y sólo serán aplicadas en el tiempo estimado y por el observador (persona que no deberá involucrarse e ninguna situación). El cuadro de observación contará con un espació al final donde se podrán anotar otras actividades que el observador considere necesarias para complementar el estudio. Es de gran importancia que el observador centre especial atención en las actitudes y acciones tomadas por las asesoras al interactuar con los docentes.
Para los docentes se preparó una hoja de observación en la que se recogerá información general de una junta de fin de módulo en curso, se evaluarán 10 aspectos relacionados a la comunicación interna en el ambiente de trabajo y el horario determinado para su aplicación es el adecuado ya que es cuando la mayor parte de los docentes están conviviendo interactuando de forma más directa.
Inicio de la recopilación de información
Durante la entrevista informal realizada al coordinador del programa Universidad Bilingüe se debe mencionar que se desarrolló de forma sencilla y rápida. En el día programado para realizarla (30 de Marzo) se le interceptó durante la salida del aula dónde había terminado de dar su clase. La plática calculada para hacerla en un máximo de 15 minutos, se extendió hasta 24 minutos. Se camino por los pasillos hasta llegar a la sala de maestros, en dónde pudimos platicar sobre algunos datos muy generales del programa. Usando una grabadora de voz, se comenzó a grabar desde las 9:56 hasta las 10:20 horas. Comenzando con un saludo, se comenzó de forma inmediata a abrir la entrevista informal. En un ambiente cálido, sentados sobre una cómoda sala, usando un lenguaje coloquial y con un guión listado de la entrevista, aplicaron 12 preguntas mezcladas, abiertas y cerradas, sólo para adentrarnos al tema. Con base en las respuestas se derivaron 9 preguntas más que ayudaron a conocer mejor el funcionamiento del programa y nos arrojará información más precisa para que se formulen preguntas mas acertadas para la entrevista formal.
Se le cuestionó sobre el plan de estudios que tiene el sistema de Universidad Bilingüe, el número de docentes que trabaja en éste sistema, sobre su participación en el ambiente laboral, su conocimiento y acercamiento con el uso de internet, los canales internos de comunicación utilizados y organización del personal para participar en eventos formativos.
A continuación se presenta la lista de preguntas que se le formularon en éste primer encuentro. Las preguntas marcadas en “negrita” son las preguntas que se plantearon en la guía y las que se encuentran en “cursiva” fueron las que surgieron con las respuestas dadas.
ENTREVISTA GRUPO “C”
Nombre:__________________________________________
Puesto: _______________________
Edad:_____________Fecha:_____________ Hora: ____
Lugar:________________
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1. Podría platicarnos… ¿En qué consiste el programa Universidad Bilingüe?
2.¿Cuánto tiempo tiene desempeñando su cargo?
3. ¿Bajo que condiciones inicio el programa?
4. ¿Cuántos módulos contiene el plan de estudios?
5. Si 3 módulos son por semestre ¿cambian 3 veces de profesor cada grupo?
6. ¿Sabe cuantas personas conforman el programa Universidad Bilingüe?
7. ¿Cómo están distribuidos? (cuantos asesores académicos, docentes de tiempo completo y por honorarios, auxiliares de laboratorio, etc.)
8. ¿Cómo ha sido su experiencia al dirigir al personal que conforma el programa Universidad Bilingüe?
9. ¿Organiza juntas informativas, cursos de capacitación, conferencias de actualización, entre otros para los docentes?
10. ¿Cómo reaccionan el personal para el cumplimiento de asistencia a dichos eventos?
11. ¿Lleva buena relación laboral con el personal que conforma Universidad Bilingüe?
12. ¿Cómo define el ambiente laboral que se vive con los docentes, asesores académicos y usted?
13. ¿Cuáles son los conflictos más comunes a los que ha tenido que enfrentarse durante su estancia en el programa?
14. ¿Cuales son los medios internos de comunicación que se utilizan para comunicarse con docentes y asesores académicos?
15. ¿En su oficina cuenta con una computadora con acceso a Internet?
16. ¿Todo el personal del programa cuenta con correo electrónico?
17. ¿Cuántas veces al día revisa su cuenta de correo electrónico?
18. ¿Qué actividades realiza en internet? … En caso de que no cuente con Internet, ¿por qué consideraría que necesita dichas herramientas?
19. ¿Sabe qué es una comunidad virtual?
20. ¿Alguna vez ha participado en una?¿Cómo fue su experiencia?
Los primeros resultados de ésta entrevista indican que:
El coordinador tiene conocimiento profundo del tema porque él fue iniciador de Universidad Bilingüe, incluso domina la información sobre el plan de estudios que se lleva en dicho programa.
Conoce el número de los docentes de tiempo completo y por honorarios, auxiliares de laboratorio y asesores académicos que trabajan en el programa.
La experiencia en el ámbito laboran que vive con los compañeros de trabajo se considera que ha sido bueno, sin embargo no descarta que existen problemas que vienen arrastrando desde el nacimiento de este programa, como es el constante retrazo en entrega de reportes de aprovechamiento por modulo, la falta de confianza por parte de los docentes para acercarse a aclarar dudas con los asesores o con él.
Tiene conocimiento y da un lugar importante del uso de internet dentro de una institución educativa.
Ha tenido acercamiento con herramientas de comunicación a través de internet y cuenta con una cuenta de correo electrónico con su nombre para ponerse en contacto con los asesores académicos, docentes y administrativos, y otra cuenta para ponerse en contacto exclusivamente con estudiantes.
Utiliza todos los medios de comunicación interna que se utiliza en e programa para comunicarse con docentes, asesores académicos y auxiliares de laboratorio.
Además de revisar correo electrónico de 2 a 3 veces al día, utiliza internet para buscar información de nuevas técnicas de enseñanza en idioma inglés, bibliografía de libros para apoyo a los docentes, búsqueda de actividades o material didáctico para el programa y planear eventos relacionados al programa en conjunto con otras instituciones.
Pasando unos días de la primera entrevista informal realizada al coordinador del programa Universidad Bilingüe, se paso a la siguiente etapa en la que se elaboró nuevamente una lista de preguntas que se aplicarían para la entrevista formal. De acuerdo con las respuestas (clasificadas y evaluadas) dadas en la primera entrevista se tomaron algunos datos que se reflexionaron y parecieron importantes retomar en la segunda entrevista. Algunos de los cuestionamientos se hicieron para conocer aspectos que no se habían tomado en cuenta la primera vez, otras para reafirmar la información dada anteriormente y otras que fueron surgiendo en el momento de la entrevista.
La entrevista formal se dio en la oficina del coordinador del programa, lugar dónde era difícil escuchar ruidos externos a ese ambiente, obviamente se respiraba un espacio de tranquilidad y serio, aunque al mismo tiempo se podía apreciar un gesto relajado por parte del entrevistado. El día y la hora se fijaron de acuerdo a la agenda de trabajo del coordinador. Fue a las 9 de la mañana del día martes 13 de Mayo, cuando el coordinador esperaba sentado en su escritorio para comenzar la entrevista; sentados frente a frente se abrió la sesión de preguntas con un saludo para después recordarme que la entrevista duraría solamente 30 minutos.
Aquí se enlistan las preguntas efectuadas:
1. ¿Cuáles son los beneficios de estudiar en un programa como Universidad Bilingüe?
2.¿Quiénes conforman el programa Universidad Bilingüe?
3. Usted como miembro fundador de dicho programa puede decirnos ¿cómo ha sido el avance que ha tenido el programa de Universidad Bilingüe hasta la fecha? Sea explícito
4. ¿Cada qué tiempo los docentes entregan lista de asistencia?
5. ¿Quién y porqué se cancela la lista de asistencia?, ¿es parte del proceso o es porqué se ha detectado anormalidades?
6.¿La entrega de lista de asistencia y de calificaciones es de forma obligatoria y puntual para los docentes?
7. En caso de que no se entreguen en la fecha estipulada, ¿qué tipo de problemas genera esta acción?
8. ¿Pasa con frecuencia el retrazo en la entrega de esos documentos?
9. ¿Cada cuanto tiempo los docentes entregan lista de calificaciones?
10. Si dos veces al día revisa su cuenta de correo electrónico, ¿a qué hora lo hace normalmente y qué tiempo dedica para contestar correos electrónicos?
11. ¿Durantes las 3 juntas programadas durante el semestre, ¿cómo califica usted la actitud y flexibilidad de los docentes cuando de les convoca a una junta extraordinaria?
12. ¿Cuál es la importancia que tiene la comunicación interna en el programa que usted dirige?
13. ¿Cuántos correos electrónicos dirigidos a asesoras académicas o docentes envía aproximadamente durante el módulo?
14. ¿Qué tipo de información envía por correo electrónico a las asesoras académicas y docentes?
15. ¿Alguna vez ha recibido sugerencias o dudas sobre la información enviada por usted a los correos electrónicos?
16.¿Por qué considera que no ha sido necesario?
17. ¿Quién o quienes redactan la información publicada en la mampara informativa, circulares o correos electrónicos?
18. Entonces… ¿usted no revisa esa información antes de ser publicada?
19. ¿Cuál es el medio de comunicación interna que utiliza con más frecuencia para transmitir información a las asesoras y docentes?
20. ¿Cómo se da cuenta si el docente recibió la información completa, clara y en el tiempo deseado transmitida por circulares y avisos en la mampara informativa?
21.¿Quién lleva el control de esas confirmaciones?
22. ¿Qué significado tiene para usted que los profesores firmen o confirmen que recibieron la información en el tiempo correcto?
23. Para usted, ¿qué elementos debe poseer la comunicación interna para que se considere como efectiva?
24. Mencione ¿cuáles serían los 3 problemas de comunicación interna que usted considera más frecuentes y que le han causado problemas dentro del programa Universidad Bilingüe?
25. Hoy en día internet ofrece una extensa lista de herramientas de comunicación gratuitas y fáciles de usar, las cuales se han vuelto de uso común en las nuevas generaciones, ¿cómo califica el uso de ellas dentro de una institución educativa?
26. ¿Qué es una comunidad virtual?
27. ¿Qué beneficios o desventajas cree que tiene una comunidad virtual?
28. ¿Por qué no fue grato su primer contacto con ellas?
29. ¿Qué es para usted un foro virtual?
30.¿Considera que son similares la comunidad y el foro?
31. ¿De qué y de quienes dependería la reestructuración del sistema de comunicación interna dentro del programa?Entonces ¿usted considera que una reestructuración en la comunicación interna solo funcionaría hasta entre las asesoras académicas, docentes y alumnos?
Se realizaron preguntas abiertas y cerradas, en total fueron 32. La entrevista tuvo una duración de 33 minutos, tres minutos más de lo que se había estipulado.
El inicio se tornó un poco difícil ya que las respuestas estaban siendo un poco lentas, más pensadas y tomándose el tiempo necesario contestar con más detalle, incluso un par de veces dentro de las 10 primeras preguntas, se tuvo que repetir la pregunta porque parecía un poco distraído y constantemente miraba el reloj que se encontraba en la pared. Afortunadamente a partir de la pregunta 12 y hasta terminar la entrevista, tomó una actitud diferente las respuestas fluían rápidamente, casi todo el tiempo tuvo su vista al frente e incluso me mostró algunas carpetas de archivos de lista de asistencia, de calificaciones y algunas circulares que había recibido durante éste módulo.
Aunque al plantearle algunos cuestionamientos similares a los de la primera entrevista se le notó una expresión de confusión por no saber si contestar lo mismo, sus respuestas iniciaban con frases de “como ya te había mencionado”, “como te señale la ocasión anterior”, “nuevamente, te repito”, entre otras. A pesar de eso, no se tuvo ningún tipo de problema para seguir desarrollando el encuentro, al mismo tiempo fue afortunado el momento ya que tuvo la libertad de contestar sin interrupciones, sin personal o alumnos presentes y la presión del tiempo fue dejado a un lado por gran parte de nuestra charla. La confirmación y complementación de la información obtenida definitivamente fue satisfactoria ya que está siendo de gran utilidad para conformar un reporte más completo de lo que se tenía en un principio.
Las conclusiones de la segunda entrevista fueron las siguientes:
El coordinador está consciente de la importancia de integrar nuevas tecnologías de información dentro de su sistema de comunicación interna.
Tiene conocimiento profundo de los problemas más sobresalientes en el área de comunicación interna, ya que él mismo ha comprobado sus deficiencias.
Da la suficiente importancia a la comunicación interna que se lleva en el programa, pero no tiene conocimiento previo sobre la información que se publica en él. Todo está a cargo de las asesoras académicas, él solamente se entera cuando revisa el correo electrónico con la información enviada, cuando recibe circulares o cuando pasa por la mampara informativa.
Tiene contacto con internet el tiempo que él considera necesario, pero no es el tipo de persona que se sienta más de una hora a explorar las herramientas que ofrece la red. Exclusivamente lo usa para revisar correo electrónico, asesorar a alumnos de tesis por medio de un foro, buscar material didáctico, cursos, conferencias o realizar algún tipo de información que necesite para realizar su trabajo.
Está seguro que la comunicación efectiva solo basta con ser clara, precisa y oportuna, pero está dejando a un lado la parte más importante, que es la retroalimentación, ya que con ella se logrará que los receptores realicen la acción deseada por el mensaje.
Está interesado en conocer nuevas alternativas para la reestructuración de los canales de comunicación interna en el programa Universidad Bilingüe, sin embargo le está generando ciertas dudas sobre la aprobación en los departamentos superiores, como lo es dirección académica o vicerectoría.
Confunde lo que es un foro virtual a lo que es una comunidad. Para él es exactamente lo mismo, considera que todo lo que lleva la palabra virtual está fuera de contexto, ya que para él lo que es virtual no existe, y si no existe quiere decir que no funciona por si sólo. Para él esas herramientas son sólo un complemento de otros.
La siguiente etapa para la recopilación de datos se estará llevando a cabo con las dos asesoras académicas. La entrevista consta de 10 preguntas abiertas y cerradas, con la idea de que se aumentará 10 preguntas extras las cuales van a darse conforme la entrevista se este desarrollando y que servirán para aclarar dudas. Se aplicará la misma entrevista formal a ambas asesoras, cada una por separado y en distintos lugares. La primera será en la oficina que comparten y la otra en la sala de juntas.
Obteniendo ya esta información se procederá a clasificar la información y a comparar respuestas para así detectar con mayor claridad los datos que nos van a servir como fundamento para sustentar la propuesta.
La entrevista para las dos asesoras académicas se programaron en horarios y días diferentes. La primera entrevista fue en la oficina de las asesoras, el miércoles 21 de mayo a las 9 de la mañana y la entrevista fue de 10 preguntas que se llevaban previamente enlistadas y 10 más que se dieron en base a las respuestas dadas. Minutos previos al comienzo de la entrevista, se le explicó al asesor un poco sobre el tipo de preguntas y el tiempo que duraría para que en ese tiempo hiciera todo lo posible por no distraerse o que otras personas la interrumpieran. El tiempo para la primera asesora es muy esencial porque con frecuencia veía su reloj de mano, dos alumnos fueron a buscarla para consultar información, al mismo tiempo estuvo coordinando a las becarias que le ayudan en las labores de oficina y varios profesores la saludaban cuando entraban por material didáctico. Por lo que todo el tiempo parecía tener mucha presión, en 38 minutos contestó a todas las preguntas de forma inmediata, no hubo necesidad de repetir las preguntas dos veces, las respuestas en general fueron concretas. Entre pregunta y pregunta aprovechaba para enseñarme en su computadora algunos archivos de correos electrónicos que envían a los docentes, circulares y de algunas listas de asistencia. La asesora comentó al final de la entrevista que ella tenía la fortuna de haber visto iniciar el programa y que por razones personales tuvo que dejar de laborar un semestre en el programa y durante ese tiempo se habían hecho muchos cambios administrativos pero más enfocados al mejoramiento de procesos institucionales, pero que ella, está interesada, con respecto a su área, en que se hicieran algunas modificaciones en cuanto a la comunicación entre las asesoras y los docentes porque ha crecido mucho desde su inicio y considera que hace falta apoyo en el aspecto comunicativo.
El día jueves se llevó a cabo la segunda entrevista aplicada en la sala de juntas a las 17 horas, basándose en la misma guía de preguntas realizadas anteriormente a su otra compañera, se hizo una presentación previa en la que la asesora expuso razones del porqué se llevaría a cabo la entrevista en ese lugar. Argumentó que podía disponer de 30 minutos como máximo para los cuestionamientos con la ventaja de que se encontraba en un lugar en donde no tendría interrupciones y que con tranquilidad estaba lista para dar respuestas amplias, lo cual demostró que tenía disposición e interés por participar en la entrevista. A lo largo de la media hora otorgada, se abordaron las preguntas de una forma constante y con respuestas más detalladas, aunque en 4 ocasiones se tuvo que repetir la pregunta porque no lograba entender lo que se preguntaba, aunque posiblemente lo hacía para pensar exactamente en la respuesta que debía dar, ya que sus respuestas siempre se notaron lentas y pausadas, dando la apariencia de que meditaba cada una de las palabras empleadas. Se notó mayor conocimiento del programa, conocía perfectamente el estado en que se encuentra el programa desde el inicio hasta el periodo actual. No necesitó consultar datos o archivos para dar números exactos de lo que se le pedía y nunca consultó con la vista el reloj que se encontraba a sus espaldas, sino que confío en que el entrevistador marcaría el tiempo exacto para dar por finalizada la entrevista. A pesar de que algunas preguntas eran cerradas, ella siempre encontró datos relacionados con las que podía ampliar el panorama vivido en el lugar y al término de las preguntas quedaron 2 minutos para que ella expresara su sentir ante las interrogantes que habían acontecido minutos atrás. En general su actitud de servicio y carisma, hicieron que el ambiente fuera agradable, motivante y enriquecedor, pues la seguridad con la que respondía apoyó mucho a la adquisición de conocimientos.
La guía de preguntas realizada a las dos asesoras académicas se desglosa así:
1. ¿Qué es el programa Universidad Bilingüe?
2. ¿Cuáles son los beneficios de estudiar en un programa como Universidad Bilingüe?
3. ¿Quiénes conforman el programa Universidad Bilingüe?
4. ¿Cada qué tiempo los docentes entregan lista de asistencia y de calificaciones?
5. ¿La entrega de lista de asistencia y de calificaciones es de forma obligatoria y puntual para los docentes?
6. En caso de que no se entreguen en la fecha estipulada, ¿qué tipo de problemas genera esta acción?
7. ¿Pasa con frecuencia el retrazo en la entrega de esos documentos?
8. ¿Cuántas veces al día revisa su correo electrónico y que hora lo hace normalmente?
9. ¿Cómo es la actitud y flexibilidad de los docentes cuando de les convoca a las juntas de trabajo programadas?
10. ¿Cuál es la importancia que tiene la comunicación interna en el programa que usted dirige?
11. ¿Qué tipo de información envía por correo electrónico los docentes?
12. ¿Alguna vez ha recibido sugerencias o dudas sobre la información enviada por usted a los correos electrónicos?
13. ¿Quién redacta la información publicada en la mampara informativa, circulares o correos electrónicos?
14. ¿Cuál es el medio de comunicación interna que utiliza con más frecuencia para transmitir información al coordinador y a los docentes?
15. ¿Cómo se da cuenta si el docente recibió la información completa, clara y en el tiempo deseado transmitida por circulares y avisos en la mampara informativa?
16. ¿Qué elementos considera que debe poseer la comunicación interna para que se considere como efectiva?
17. ¿Cuáles serían los 3 problemas más frecuentes de comunicación interna que usted considera más frecuentes y que le han causado problemas dentro del programa Universidad Bilingüe?
18. ¿Qué es una comunidad virtual?
19. ¿Usted y todos los miembros que conforman Universidad Bilingüe cuentan con correo electrónico? ¿es comercial u otorgado por la institución?¿Cómo es el clima organizacional que se vive en el programa Universidad Bilingüe
Las respuestas de las dos asesoras académicas arrojaron los siguientes datos finales:
Conocen muy a fondo el sistema institucional administrativo que se debe llevar en el programa.
Cada una cuenta con una computadora con acceso a internet y a los contenidos del sistema administrativo que se encuentra en red en toda la escuela.
Tienen bien identificado que el correo electrónico es el medio ideal para hacer llegar la información a los docentes y coordinador académico. Además de que todos los miembros de Universidad Bilingüe cuentan con correo electrónico comercial, saben que la mayor parte de los profesores cuentan con computadora y con servicio de internet en casa, y sólo una minoría (3 personas) aprovecha sus horas libres para consultar su correo en las computadoras que están destinadas para uso del docente.
Los problemas mas frecuentes dentro del aspecto de la comunicación interna que detectan es el atraso en entregas de reportes de rendimiento académico por módulo, malos entendidos y rumores entre docentes cuando se da una nueva indicación en juntas y el poco uso de internet para que los maestros busquen material didáctico que les ayude a complementar sus clases.
A pesar de que entran 2 veces al día a revisar sus cuentas de correo electrónico, en ocasiones se llega a hacer doble trabajo entre las asesoras, ya que sus horarios coinciden muy poco y no existe mucha interacción para mantenerse al tanto de detalles ocurridos durante el día. Consideran que el correo electrónico no es muy bueno porque a veces no se revisa a tiempo o son cosas de carácter importante y sólo dejan notas.
El ambiente laboral es bueno, pero existe falta de comunicación con algunos profesores que están por hora-clase, ya que son ellos los que casi no mandan su confirmación de que recibieron la información completa por correo electrónico o si lo hacen lo hacen tiempo después.
Las asesoras académicas son las que se encargan de redactar la información publicada o enviada por cualquier medio en el programa, tienen la autoridad para decidir y seleccionar el tipo de información que se necesite publicar, enviar o recordar, sin tener que consultarlo con el coordinador.
Para ellas los elementos que debe tener una comunicación efectiva son aquellos que la hacen ser clara, concreta y oportuna. No necesitan una retroalimentación en las acciones de los docentes o coordinador para que complete el proceso.
Tienen problemas para comunicarse entre ellas, la diferencia de horarios de trabajo está llevándolas a perder tiempo en revisar el trabajo que hizo una para poder continuar la otra con el resto. Las notas que utilizan no son de todo efectivas, ya que algunas veces se les pierden o traspapelan.
Han notado que los docentes muestran buena actitud para asistir a las juntas de trabajo, casi no se presenta ausentismo en ellas, solo de 1 o dos personas en total, pero por lo general nunca obtienen retroalimentación cara a cara en el momento de la junta presencial, y si llegan a comentar algo lo hacen después por comentario personales en la oficina o por correo electrónico. Existe temor por parte de los docentes para expresar su sentir en las juntas presénciales.
Tienen una idea general de lo que es una comunidad virtual, pero no tienen mucha idea sobre el uso o los beneficios que tiene. Ambas nunca han participado en una y desconocen el funcionamiento que tienen.
Las asesoras tienen actitud de servicio, interés por el uso de la tecnología como medio de comunicación interna y no creen que esté demás implementar nuevos canales para mantenerse al día con la información generada en la institución.
Para la observación se realizó una guía de observación en la que se anotarían las acciones más sobresalientes que acontezcan dentro del tiempo destinado a ésta actividad.
Comenzó la observación alrededor de las 09:50 de la mañana, sentada a un lado del librero donde se encuentra el material didáctico y entre los mubles de las dos computadoras destinadas al uso docente, inició la observación de las asesoras académicas y docentes.
Guía de observación
RESULTADOS Y CONCLUSIONES
Después de haber terminado el periodo de recopilación de información a través de las entrevistas y de la observación, continuaremos con la clasificación y análisis de los datos que nos llevarán a encontrar soluciones aptas para las necesidades detectadas en ésta evaluación de diagnóstico.
El concepto de tiempo fue una constante que se presentó durante nuestro estudio. El significado atribuido al tiempo nos deja entre ver varios de los problemas que se tiene con él. Desde esta variable se desprenden los tres problemas más notorios: Tiempo insuficiente para informar y explicar sobre actividades, fechas de entrega, avisos, etc. cara a cara a todos y cada uno de los integrantes del programa; carencia de tiempo para entablar comunicación interpersonal entre docentes y asesoras académicas; y falta de tiempo para que las asesoras académicas realicen otras actividades que también engloba su perfil de puesto.
La comunicación efectiva como parte esencial de toda organización, se presenta también de forma incompleta dentro de estructura, ya la comunicación vertical y horizontal del organigrama que compone el programa Universidad, ha contribuido a la creación de rumores, malos entendidos y desinformación en la actividad diaria. El modelo de comunicación debe tener los elementos necesarios para que el proceso de comunicación se de correctamente, porque presentan problemas para producir retroalimentación con los canales de comunicación interna que implican el uso de la tecnología.
Se puede previzualizar que algunos de los beneficios que se buscarán lograr implementando una comunidad virtual en la estructura comunicacional del programa podrían ser los siguientes:
Hacer más sólidos los departamentos de coordinación.
Facilitar a la parte de la coordinación la forma de dirigir el programa.
Llevar a cabo de forma correcta la comunicación interna horizontal y vertical revelará el nivel de credibilidad y el grado de aceptación de la información producida desde la coordinación y estimula a los empleados a participar y a trabajar con más entusiasmo.
La comunicación interna logrará el equilibrio estructural.
Las nuevas tecnologías de comunicación e información han potencializado la relación en entre los grupos y las organizaciones, introduciendo un nuevo modelo exento de limitaciones jerárquicas. La comunidad virtual puede ser la pieza que construya una parte del rompecabezas, ya que el espacio que llegaría a ocupar construiría un camino para el flujo de comunicación en todas direcciones, dando origen a una nueva organización que no tenga la necesidad estricta de depender de un espacio físico.
Como podemos apreciar, el crear una comunidad implica unir a todos los elementos que conforman Universidad Bilingüe para que se desarrollen dentro de un sistema en el que tengan claramente la idea de trabajar bajo los mismos objetivos y siempre bajo un mismo fin. El espacio de trabajo en el que se desarrolle la comunidad será un lugar propicio para mejorar las relaciones laborales, motivando a generar interacción y llevando a práctica la comunicación efectiva.
Finalmente podemos concluir que la propuesta para conformar una comunidad virtual que funcione como herramienta de apoyo para complementar los canales de comunicación interna tradicionales o ya existentes y generar una comunicación efectiva entre docentes, asesores académicos y coordinador del programa Universidad Bilingüe, puede presentarse como una alternativa real y propicia que se ajusta a las necesidades que presenta el programa y que auxiliará al modo de trabajo que se tiene actualmente en el. Como menciona Capriotti (1998) con palabras muy sencillas, la comunicación interna es “contar a la organización lo que la organización está haciendo”, y eso será lo que precisamente estamos buscando al presentar la propuesta, ya que dicha comunicación está determinada por la interrelación que se desenvuelve entre el personal que conforma Universidad Bilingüe. Se pretende que a través de esta propuesta de trabajo, se reflexione que en un mediano plazo, se comiencen a ver reflejados los primeros resultados, ya que al implementar el nuevo canal de comunicación debe haber una familiarización y una capacitación previa con docentes, asesores académicos y coordinador.
FUENTES CONSULTADAS
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Cukier, Mariana (2005). RRHH Magazine, Hacia la comunicación efectiva. “La integración como estrategia de la comunicación interna”. Recuperado el 02 de Marzo de 2008. http://www.rrhhmagazine.com/articulos.asp?num_art=368
García, Jiménez Jesús (2000). Comunicación Interna, “La gestión de la comunicación interna”. Recuperado el 6 de Junio de 2008, de http://books.google.com.mx/books?id=KilceG_59dMC&pg=PP7&source=gbs_selected_pages&cad=0_1&sig=l9kaULl3LcilFK5FcAkzudUZmmA#PPA341,M1
Figallo, Cliff (1998). Hosting Web Communities; John Wiley & Sons; New York.
Martínez Velasco, Alberto y Nosnik, Abraham (2003). Comunicación Organizacional Práctica: manual gerencial; Trillas; México.
Página oficial de la Universidad Madero, “Universidad Bilingüe”. Recuperado el 1 de Abril de 2008. http://www.umad.edu.mx/
Powers, Michael (1997). How to program a virtual community; Ziff-Davis Press; New York.
Rheingold, Howard (1996). La Comunidad Virtual: Una sociedad sin Fronteras; Gedisa; Barcelona.
Silvio, José (2005). Iniciativa Mexicana de Aprendizaje para la Conservación, “Las comunidades virtuales como conductoras del aprendizaje permanente”. Recuperado el 8 de abril de 2008, de http://www.imacmexico.org/ev_es.php?ID=20250_201&ID2=DO_TOPIC
Wikipedia, La Enciclopedia Libre. “Comunidad”. Recuperado el 6 de Abril de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Comunidad
Wikipedia, La Enciclopedia Libre. “Comunidad virtual”. Recuperado el 15 de Abril de 2008, de http://es.wikipedia.org/wiki/Comunidad_virtual-------------------------------------------------------------------------------------------------
[i] Página oficial de la Universidad Madero, “Universidad Bilingüe”. Recuperado el 1 de Abril de 2008.
http://www.umad.edu.mx/[ii] Martínez Velasco, Alberto y Nosnik, Abraham (2003). Comunicación Organizacional Práctica: manual gerencial; Trillas; México. Pág.12.
[iii] Martínez Velasco, Alberto y Nosnik, Abraham (2003). Comunicación Organizacional Práctica: manual gerencial; Trillas; México. Pág. 13.
[iv] Martínez Velasco, Alberto y Nosnik, Abraham (2003). Comunicación Organizacional Práctica: manual gerencial; Trillas; México. Pág. 12
[v] Martínez Velasco, Alberto y Nosnik, Abraham (2003). Comunicación Organizacional Práctica: manual gerencial; Trillas; México.Pág. 18
[vi] Sotillo, Hidalgo Ricardo (2004). Comunicación interna, “Comunicación interna ¿Para qué?”. Recuperado el 6 de Junio de 2008,
http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/rsh6.htm[vii] Capriotti, Paul (1998). Capacitación y desarrollo, “La comunicación interna”. Recuperado el 07 de Junio de 2008,
http://es.geocities.com/paul_capriotti/Comunicacion_Interna.pdf[viii] Wikipedia, La Enciclopedia Libre. “Comunidad”. Recuperado el 6 de Abril de 2008,
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunidad[ix] García, Jiménez Jesús (2000). Comunicación Interna, “La gestión de la comunicación interna”. Recuperado el 6 de Junio de 2008, de
http://books.google.com.mx/books?id=KilceG_59dMC&pg=PP7&source=gbs_selected_pages&cad=0_1&sig=l9kaULl3LcilFK5FcAkzudUZmmA#PPA341,M1[x] Rheingold, Howard (1996). La Comunidad Virtual: Una sociedad sin Fronteras; Gedisa; Barcelona.
[xi] Powers, Michael (1997). How to program a virtual community; Ziff-Davis Press. New York.
[xii] Figallo, Cliff (1998). Hosting Web Communities; John Wiley & Sons; New York.
ANEXOS
PARTES DE LA ENTEVISTA RELIZADA AL GRUPO “C”
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Nombre: Noé Chirino Edad: 37 años
Puesto: Jefe del Departamento de Lenguas Extranjeras y Educación Bilingüe
Fecha:15 de mayo de 2008
Instrucciones: Busque un lugar cómodo, lea y conteste las siguientes preguntas con sinceridad y de forma clara.
¿En qué consiste el programa Universidad Bilingüe?
Es un programa mediante el cual los alumnos de la Universidad Madero (UMAD) podrán obtener un dominio avanzado del idioma inglés al tiempo que estudian la licenciatura de su elección.
¿Cuántos profesores integran la planta docente? (especifique cuantos docentes son de tiempo completo y cuantos laboran por honorarios)
Hasta ahora tenemos 20 profesores en el programa de los cuales 9 somos de tiempo completo y 11 son hora-clase.
¿Cuántos módulos hay por semestre? (¿Cuántas semanas dura cada módulo?)
Un curso se compone de tres módulos y cada uno de ellos consta de cinco semanas.
¿Cada cuánto tiempo los docentes entregan listas de calificaciones?
Cada veintisiete días.
¿Cada cuánto tiempo los docentes entregan lista de asistencia?
Entregan cada veintisiete días pero se revisa y cancela la lista de asistencia semanalmente.
¿Cuántas juntas con docentes y asesores académicos se realizan en el semestre?
Tres regularmente.
¿Cuántas horas al día, dentro de su horario de trabajo, dedica usted para revisar y dar respuesta a sus correos electrónicos?
Máximo 30 minutos.
Descríbame cómo ha sido la experiencia que ha vivido al presenciar y∕o dirigir las juntas informativas de trabajo con la presencia de las asesoras académicas y docentes.
Es un trabajo de índole académica-administrativa en el que la organización y claridad de los temas a tratar es determinante en el fluir adecuado de la reunión.
De la planta docente con la que cuenta el programa Universidad Bilingüe ¿Existe ausentismo a las juntas informativas de trabajo? ¿Cómo se presenta éste fenómeno en este sistema?
Las cuestiones humanas como reuniones en las escuelas de los hijos de los profesores o compromisos previamente establecidos en las otras instituciones donde laboran algunos profesores así como clases activas en la UMAD en el horario de las reuniones a veces ocasionan ausentismo; sin embargo, fuera de estos casos los profesores siempre están presentes cuando se les convoca… obviamente, el lugar y la hora de la reunión se planea considerando los detalles que permitan asistir a todos o a la mayoría.
¿Cómo califica la actitud y flexibilidad de los docentes cuando se les convoca a asistir a una junta extraordinaria?
Sin problemas.
¿Cuál es la importancia que tiene la comunicación interna en el programa que usted dirige?
Alta ya que cuando es deficiente se generan conflictos innecesarios por malos entendidos.
Si usted cuenta en su oficina con una computadora con acceso a Internet, ¿qué actividades realiza usted con estas herramientas? Y si no cuenta con ello ¿por qué consideraría que necesita dichas herramientas?
Actualización de programas, elaboración de materiales didácticos, revisión de tendencias, comunicación con los colaboradores.
¿Cuántos correos electrónicos, dirigidos a asesores académicos o docentes, envía aproximadamente durante el módulo?
5
¿Qué tipo de información envían por correo electrónico a los docentes del programa?
Felicitaciones, instrucciones, clarificaciones, notificaciones y resultados.
¿Cuáles son las dudas o sugerencias que ha recibido sobre la información enviada por correo electrónico?
Ninguna
¿Quién o quiénes redactan la información publicada en la mampara informativa, en circulares o correos electrónicos?
Los usuarios responsables de cada caso.
¿Cuál es el medio más utilizado por ustedes para transmitir información de carácter urgente? ¿por qué?
No generamos información “urgente”. Creemos en la planeación al mediano y largo plazo.
¿Cómo se dan cuenta si el docente recibió la información completa, clara y en el tiempo transmitida en correos electrónicos, circulares o por los avisos colocados en la mampara informativa?
Generalmente pedimos confirmación de haber recibido la información electrónica y firma de recibido en la información impresa. La información de las mamparas no requiere seguimiento ya que es de carácter complementario.
Con sus propias palabras podría explicar ¿Qué es una comunidad virtual?
Una comunidad de habla desvirtuada producto de la moda, la falta de tiempo y el stress.
Para usted ¿cuáles son los elementos debe poseer la comunicación interna para que se considere efectiva?
Precisa, dirigida al público adecuado, generada en el momento adecuado y distribuida por medios eficientes entre los cuales lo mejor es de persona a persona en vivo y en directo.
¿Cuáles son los 3 problemas de comunicación interna que usted considera mas frecuentes y que le han causado problemas dentro del programa Universidad Bilingüe?
No recuerdo uno en específico pero cuando la gente presupone o asume, las cosas se complican. Los líderes deben saber hacer llegar la información en tiempo y forma para minimizar los riesgos naturales que se derivan de la desatención.
Internet hoy en día ofrece una extensa lista de herramientas de comunicación gratuitas y fáciles de usar que se han vuelto de uso común en las nuevas generaciones, ¿cómo califica el uso de ellas dentro de una institución educativa?
Como una herramienta más que no substituye a las otras.
¿De qué y de quién(es) dependería la reestructuración del sistema de comunicación interna dentro del programa Universidad Bilingüe?
Me gusta cómo está y las sugerencias de mejora pasan por las asesoras académicas y terminan conmigo. Si es algo mayor podría involucrar a la dirección académica o a la vicerrectoría.
