4 . Trabajo final taller II

“Propuesta para conformar una comunidad virtual que funcione como herramienta de apoyo para complementar los canales de comunicación interna existentes y generar una comunicación efectiva entre docentes, asesores académicos y coordinador del programa Universidad Bilingüe”

Por. Ireri Herrera Quiroz.

ESTRATEGIA PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Al ser una evaluación y tras haber seleccionado un enfoque cualitativo para la parte de la evaluación de diagnóstico, debemos fijar las condiciones y elementos que tomaremos en cuenta para realizar nuestra recopilación de información; información que nos será de gran ayuda para poder situarnos en la realidad que se vive dentro del programa Universidad Bilingüe.
Para comenzar dividiremos a los integrantes del programa Universidad Bilingüe en 3 grupos. El grupo “A” será aquel conformado por docentes de tiempo completo y por honorarios; el grupo “B” por asesores académicos y el grupo “C” por el coordinador.
En el grupo “A” que está conformado por docentes de tiempo completo (4) y por honorarios (14). El grupo “B” por los asesores académicos (2) y el grupo “C” por el coordinador del programa.

Para el grupo “A” se hará una observación de dos días a la semana en diferentes horarios, establecido como punto de observación del primer día la oficina de las asesoras académicas, ya que en ésta los profesores tienen acceso a los materiales didácticos y al equipo de computo, audio o sonido que están destinados para utilizar como apoyo a sus clases. Y para el segundo día se estará haciendo la observación en la sala de maestros, lugar donde se concentran la mayor parte de ellos para hacer revisiones de trabajos, esperar sus horas de clase, comentar con otros maestros sobre algún tema e incluso para tomar algún refrigerio. En el primer día se trabajará de 10 a 13 horas y el segundo día de 16 a 19 horas. Se llenará una hoja de observación en el que se dividirá en 10 valores diferentes para hacer más fácil la colocación de información que observemos. Por ejemplo: “Problemas que reportan los docentes”, “Uso de equipo de computo”, “consulta de mampara informativa”, etc. Con el fin de utilizarlo como una guía y no olvidar ningún detalle de lo que se observa. Dentro del mismo formato se tendrá espacio para hacer anotaciones adicionales que se consideren importantes.

En el grupo “B” se harán observaciones a los dos asesores en los que observaremos con detalle la interacción que tengan únicamente con los docentes y coordinador, llenando también un formato de observación en el que se registrará los detalles que se consideren importantes y que nos lleven al desarrollo del proyecto. La parte de las entrevistas será en forma individual, en diferentes horarios y se formularan 10 preguntas, esperando que cuando el entrevistado se siente cómodo y libre, surjan al menos 10 preguntas más durante lo que dura la entrevista de 60 minutos.

Para el grupo “C” se mantendrá una plática informal en el que se espera que durante este tiempo, que se hablará sobre lo que es el programa, información sobre los integrantes del programa, el clima organizacional entre otras cosas más, se puedan detectar los problemas que él considera mas importantes. Para que posteriormente, en la entrevista, se le cuestione con 15 preguntas más para corroborar información y para poder definir con mayor claridad los problemas de comunicación interna que se vive dentro de su equipo.

Al finalizar las observaciones y las entrevistas se analizaran los contenidos y se agruparan la información de tal manera que se puedan identificar los problemas que más sobresalieron durante nuestro estudio y así determinar los 5 problemas más importantes a considerar para que a partir de esos resultados se comience a realizar la propuesta.

Instrumento para la recopilación de la información.

Se utilizarán entrevistas a fondo para el coordinador y para las asesoras académicas. La primera entrevista será a través de una plática informal en la que plantearemos 10 cuestionamientos relacionados a los datos generales de lo que es el programa de Universidad Bilingüe. Posteriormente se entrevistará de forma profunda al mismo coordinador pero en ésta ocasión se llevará una lista de 20 preguntas previamente formuladas con las que se pretende detectar los problemas que él considere más sobresalientes. Al mismo tiempo deberá servir para que se confirme la información dada en la plática informal y otras que sustentarán o no las respuestas de las asesoras académicas y de las observaciones realizadas a los docentes.

En el caso de los asesores académicos, se aplicarán tres observaciones, en diferentes horarios y en diversas situaciones, para ello será importante llenar el cuadro de observaciones que previamente se realizó, dónde se consideran 10 acciones a evaluar y sólo serán aplicadas en el tiempo estimado y por el observador (persona que no deberá involucrarse e ninguna situación). El cuadro de observación contará con un espació al final donde se podrán anotar otras actividades que el observador considere necesarias para complementar el estudio. Es de gran importancia que el observador centre especial atención en las actitudes y acciones tomadas por las asesoras al interactuar con los docentes.

Para los docentes se preparó una hoja de observación en la que se recogerá información general de una junta de fin de módulo en curso, se evaluarán 10 aspectos relacionados a la comunicación interna en el ambiente de trabajo y el horario determinado para su aplicación es el adecuado ya que es cuando la mayor parte de los docentes están conviviendo interactuando de forma más directa.

Centro de Estudios en Comunicación y Tecnologías Educativas
Módulo de Investigación 2008-I
Trabajo de campo

Nombre del alumno: Ireri Herrera Quiroz Grupo: 06
Nombre del proyecto: “Propuesta para conformar una comunidad virtual que funcione como herramienta de apoyo para complementar los canales de comunicación interna existentes y generar una comunicación efectiva entre docentes, asesores académicos y coordinador del programa Universidad Bilingüe”.

Lugar y fecha de aplicación: Universidad Madero, Programa de Universidad Bilingüe. 30 de marzo y 13, 21, 22 y 27 de mayo de 2008.

INICIO DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN

Durante la entrevista informal realizada al coordinador del programa Universidad Bilingüe se debe mencionar que se desarrolló de forma sencilla y rápida. En el día programado para realizarla (30 de Marzo) se le interceptó durante la salida del aula dónde había terminado de dar su clase. La plática calculada para hacerla en un máximo de 15 minutos, se extendió hasta 24 minutos. Se camino por los pasillos hasta llegar a la sala de maestros, en dónde pudimos platicar sobre algunos datos muy generales del programa. Usando una grabadora de voz, se comenzó a grabar desde las 9:56 hasta las 10:20 horas. Comenzando con un saludo, se comenzó de forma inmediata a abrir la entrevista informal. En un ambiente cálido, sentados sobre una cómoda sala, usando un lenguaje coloquial y con un guión listado de la entrevista, aplicaron 12 preguntas mezcladas, abiertas y cerradas, sólo para adentrarnos al tema. Con base en las respuestas se derivaron 9 preguntas más que ayudaron a conocer mejor el funcionamiento del programa y nos arrojará información más precisa para que se formulen preguntas mas acertadas para la entrevista formal.

Se le cuestionó sobre el plan de estudios que tiene el sistema de Universidad Bilingüe, el número de docentes que trabaja en éste sistema, sobre su participación en el ambiente laboral, su conocimiento y acercamiento con el uso de internet, los canales internos de comunicación utilizados y organización del personal para participar en eventos formativos.

A continuación se presenta la lista de preguntas que se le formularon en éste primer encuentro. Las preguntas marcadas en “negrita” son las preguntas que se plantearon en la guía y las que se encuentran en “cursiva” fueron las que surgieron con las respuestas dadas.

1. Podría platicarnos… ¿En qué consiste el programa Universidad Bilingüe?
2. ¿Cuánto tiempo tiene desempeñando su cargo?
3. ¿Bajo que condiciones inicio el programa?
4. ¿Cuántos módulos contiene el plan de estudios?
5. Si 3 módulos son por semestre ¿cambian 3 veces de profesor cada grupo?
6. ¿Sabe cuantas personas conforman el programa Universidad Bilingüe?
7. ¿Cómo están distribuidos? (cuantos asesores académicos, docentes de tiempo completo y por honorarios, auxiliares de laboratorio, etc.)
8. ¿Cómo ha sido su experiencia al dirigir al personal que conforma el programa Universidad Bilingüe?
9. ¿Organiza juntas informativas, cursos de capacitación, conferencias de actualización, entre otros para los docentes?
10. ¿Cómo reaccionan el personal para el cumplimiento de asistencia a dichos eventos?
11. ¿Lleva buena relación laboral con el personal que conforma Universidad Bilingüe?
12. ¿Cómo define el ambiente laboral que se vive con los docentes, asesores académicos y usted?
13. ¿Cuáles son los conflictos más comunes a los que ha tenido que enfrentarse durante su estancia en el programa?
14. ¿Cuales son los medios internos de comunicación que se utilizan para comunicarse con docentes y asesores académicos?
15. ¿En su oficina cuenta con una computadora con acceso a Internet?
16. ¿Todo el personal del programa cuenta con correo electrónico?
17. ¿Cuántas veces al día revisa su cuenta de correo electrónico?
18. ¿Qué actividades realiza en internet? … En caso de que no cuente con Internet, ¿por qué consideraría que necesita dichas herramientas?
19. ¿Sabe qué es una comunidad virtual?
20. ¿Alguna vez ha participado en una?
21. ¿Cómo fue su experiencia?

Los primeros resultados de ésta entrevista indican que:
El coordinador tiene conocimiento profundo del tema porque él fue iniciador de Universidad Bilingüe, incluso domina la información sobre el plan de estudios que se lleva en dicho programa.
Conoce el número de los docentes de tiempo completo y por honorarios, auxiliares de laboratorio y asesores académicos que trabajan en el programa.
La experiencia en el ámbito laboran que vive con los compañeros de trabajo se considera que ha sido bueno, sin embargo no descarta que existen problemas que vienen arrastrando desde el nacimiento de este programa, como es el constante retrazo en entrega de reportes de aprovechamiento por modulo, la falta de confianza por parte de los docentes para acercarse a aclarar dudas con los asesores o con él.
Tiene conocimiento y da un lugar importante del uso de internet dentro de una institución educativa.
Ha tenido acercamiento con herramientas de comunicación a través de internet y cuenta con una cuenta de correo electrónico con su nombre para ponerse en contacto con los asesores académicos, docentes y administrativos, y otra cuenta para ponerse en contacto exclusivamente con estudiantes.
Utiliza todos los medios de comunicación interna que se utiliza en e programa para comunicarse con docentes, asesores académicos y auxiliares de laboratorio.
Además de revisar correo electrónico de 2 a 3 veces al día, utiliza internet para buscar información de nuevas técnicas de enseñanza en idioma inglés, bibliografía de libros para apoyo a los docentes, búsqueda de actividades o material didáctico para el programa y planear eventos relacionados al programa en conjunto con otras instituciones.

Pasando unos días de la primera entrevista informal realizada al coordinador del programa Universidad Bilingüe, se paso a la siguiente etapa en la que se elaboró nuevamente una lista de preguntas que se aplicarían para la entrevista formal. De acuerdo con las respuestas (clasificadas y evaluadas) dadas en la primera entrevista se tomaron algunos datos que se reflexionaron y parecieron importantes retomar en la segunda entrevista. Algunos de los cuestionamientos se hicieron para conocer aspectos que no se habían tomado en cuenta la primera vez, otras para reafirmar la información dada anteriormente y otras que fueron surgiendo en el momento de la entrevista.

La entrevista formal se dio en la oficina del coordinador del programa, lugar dónde era difícil escuchar ruidos externos a ese ambiente, obviamente se respiraba un espacio de tranquilidad y serio, aunque al mismo tiempo se podía apreciar un gesto relajado por parte del entrevistado. El día y la hora se fijaron de acuerdo a la agenda de trabajo del coordinador. Fue a las 9 de la mañana del día martes 13 de Mayo, cuando el coordinador esperaba sentado en su escritorio para comenzar la entrevista; sentados frente a frente se abrió la sesión de preguntas con un saludo para después recordarme que la entrevista duraría solamente 30 minutos.

Aquí se enlistan las preguntas efectuadas:
1. ¿Cuáles son los beneficios de estudiar en un programa como Universidad Bilingüe?
2. ¿Quiénes conforman el programa Universidad Bilingüe?
3. Usted como miembro fundador de dicho programa puede decirnos ¿cómo ha sido el avance que ha tenido el programa de Universidad Bilingüe hasta la fecha? Sea explícito
4. ¿Cada qué tiempo los docentes entregan lista de asistencia?
5. ¿Quién y porqué se cancela la lista de asistencia?, ¿es parte del proceso o es porqué se ha detectado anormalidades?
6. ¿La entrega de lista de asistencia y de calificaciones es de forma obligatoria y puntual para los docentes?
7. En caso de que no se entreguen en la fecha estipulada, ¿qué tipo de problemas genera esta acción?
8. ¿Pasa con frecuencia el retrazo en la entrega de esos documentos?
9. ¿Cada cuanto tiempo los docentes entregan lista de calificaciones?
10. Si dos veces al día revisa su cuenta de correo electrónico, ¿a qué hora lo hace normalmente y qué tiempo dedica para contestar correos electrónicos?
11. ¿Durantes las 3 juntas programadas durante el semestre, ¿cómo califica usted la actitud y flexibilidad de los docentes cuando de les convoca a una junta extraordinaria?
12. ¿Cuál es la importancia que tiene la comunicación interna en el programa que usted dirige?
13. ¿Cuántos correos electrónicos dirigidos a asesoras académicas o docentes envía aproximadamente durante el módulo?
14. ¿Qué tipo de información envía por correo electrónico a las asesoras académicas y docentes?
15. ¿Alguna vez ha recibido sugerencias o dudas sobre la información enviada por usted a los correos electrónicos?
16. ¿Por qué considera que no ha sido necesario?
17. ¿Quién o quienes redactan la información publicada en la mampara informativa, circulares o correos electrónicos?
18. Entonces… ¿usted no revisa esa información antes de ser publicada?
19. ¿Cuál es el medio de comunicación interna que utiliza con más frecuencia para transmitir información a las asesoras y docentes?
20. ¿Cómo se da cuenta si el docente recibió la información completa, clara y en el tiempo deseado transmitida por circulares y avisos en la mampara informativa?
21. ¿Quién lleva el control de esas confirmaciones?
22. ¿Qué significado tiene para usted que los profesores firmen o confirmen que recibieron la información en el tiempo correcto?
23. Para usted, ¿qué elementos debe poseer la comunicación interna para que se considere como efectiva?
24. Mencione ¿cuáles serían los 3 problemas de comunicación interna que usted considera más frecuentes y que le han causado problemas dentro del programa Universidad Bilingüe?
25. Hoy en día internet ofrece una extensa lista de herramientas de comunicación gratuitas y fáciles de usar, las cuales se han vuelto de uso común en las nuevas generaciones, ¿cómo califica el uso de ellas dentro de una institución educativa?
26. ¿Qué es una comunidad virtual?
27. ¿Qué beneficios o desventajas cree que tiene una comunidad virtual?
28. ¿Por qué no fue grato su primer contacto con ellas?
29. ¿Qué es para usted un foro virtual?
30. ¿Considera que son similares la comunidad y el foro?
31. ¿De qué y de quienes dependería la reestructuración del sistema de comunicación interna dentro del programa?
32. Entonces ¿usted considera que una reestructuración en la comunicación interna solo funcionaría hasta entre las asesoras académicas, docentes y alumnos?

Se realizaron preguntas abiertas y cerradas, en total fueron 32. La entrevista tuvo una duración de 33 minutos, tres minutos más de lo que se había estipulado.

El inicio se tornó un poco difícil ya que las respuestas estaban siendo un poco lentas, más pensadas y tomándose el tiempo necesario contestar con más detalle, incluso un par de veces dentro de las 10 primeras preguntas, se tuvo que repetir la pregunta porque parecía un poco distraído y constantemente miraba el reloj que se encontraba en la pared. Afortunadamente a partir de la pregunta 12 y hasta terminar la entrevista, tomó una actitud diferente las respuestas fluían rápidamente, casi todo el tiempo tuvo su vista al frente e incluso me mostró algunas carpetas de archivos de lista de asistencia, de calificaciones y algunas circulares que había recibido durante éste módulo.

Aunque al plantearle algunos cuestionamientos similares a los de la primera entrevista se le notó una expresión de confusión por no saber si contestar lo mismo, sus respuestas iniciaban con frases de “como ya te había mencionado”, “como te señale la ocasión anterior”, “nuevamente, te repito”, entre otras. A pesar de eso, no se tuvo ningún tipo de problema para seguir desarrollando el encuentro, al mismo tiempo fue afortunado el momento ya que tuvo la libertad de contestar sin interrupciones, sin personal o alumnos presentes y la presión del tiempo fue dejado a un lado por gran parte de nuestra charla. La confirmación y complementación de la información obtenida definitivamente fue satisfactoria ya que está siendo de gran utilidad para conformar un reporte más completo de lo que se tenía en un principio.

Las conclusiones de la segunda entrevista fueron las siguientes:
El coordinador está consciente de la importancia de integrar nuevas tecnologías de información dentro de su sistema de comunicación interna.
Tiene conocimiento profundo de los problemas más sobresalientes en el área de comunicación interna, ya que él mismo ha comprobado sus deficiencias.
Da la suficiente importancia a la comunicación interna que se lleva en el programa, pero no tiene conocimiento previo sobre la información que se publica en él. Todo está a cargo de las asesoras académicas, él solamente se entera cuando revisa el correo electrónico con la información enviada, cuando recibe circulares o cuando pasa por la mampara informativa.
Tiene contacto con internet el tiempo que él considera necesario, pero no es el tipo de persona que se sienta más de una hora a explorar las herramientas que ofrece la red. Exclusivamente lo usa para revisar correo electrónico, asesorar a alumnos de tesis por medio de un foro, buscar material didáctico, cursos, conferencias o realizar algún tipo de información que necesite para realizar su trabajo.
Está seguro que la comunicación efectiva solo basta con ser clara, precisa y oportuna, pero está dejando a un lado la parte más importante, que es la retroalimentación, ya que con ella se logrará que los receptores realicen la acción deseada por el mensaje.
Está interesado en conocer nuevas alternativas para la reestructuración de los canales de comunicación interna en el programa Universidad Bilingüe, sin embargo le está generando ciertas dudas sobre la aprobación en los departamentos superiores, como lo es dirección académica o vicerectoría.
Confunde lo que es un foro virtual a lo que es una comunidad. Para él es exactamente lo mismo, considera que todo lo que lleva la palabra virtual está fuera de contexto, ya que para él lo que es virtual no existe, y si no existe quiere decir que no funciona por si sólo. Para él esas herramientas son sólo un complemento de otros.

La siguiente etapa para la recopilación de datos se estará llevando a cabo con las dos asesoras académicas. La entrevista consta de 10 preguntas abiertas y cerradas, con la idea de que se aumentará 10 preguntas extras las cuales van a darse conforme la entrevista se este desarrollando y que servirán para aclarar dudas. Se aplicará la misma entrevista formal a ambas asesoras, cada una por separado y en distintos lugares. La primera será en la oficina que comparten y la otra en la sala de juntas.

Obteniendo ya esta información se procederá a clasificar la información y a comparar respuestas para así detectar con mayor claridad los datos que nos van a servir como fundamento para sustentar la propuesta.
La entrevista para las dos asesoras académicas se programaron en horarios y días diferentes. La primera entrevista fue en la oficina de las asesoras, el miércoles 21 de mayo a las 9 de la mañana y la entrevista fue de 10 preguntas que se llevaban previamente enlistadas y 10 más que se dieron en base a las respuestas dadas. Minutos previos al comienzo de la entrevista, se le explicó al asesor un poco sobre el tipo de preguntas y el tiempo que duraría para que en ese tiempo hiciera todo lo posible por no distraerse o que otras personas la interrumpieran. El tiempo para la primera asesora es muy esencial porque con frecuencia veía su reloj de mano, dos alumnos fueron a buscarla para consultar información, al mismo tiempo estuvo coordinando a las becarias que le ayudan en las labores de oficina y varios profesores la saludaban cuando entraban por material didáctico. Por lo que todo el tiempo parecía tener mucha presión, en 38 minutos contestó a todas las preguntas de forma inmediata, no hubo necesidad de repetir las preguntas dos veces, las respuestas en general fueron concretas. Entre pregunta y pregunta aprovechaba para enseñarme en su computadora algunos archivos de correos electrónicos que envían a los docentes, circulares y de algunas listas de asistencia. La asesora comentó al final de la entrevista que ella tenía la fortuna de haber visto iniciar el programa y que por razones personales tuvo que dejar de laborar un semestre en el programa y durante ese tiempo se habían hecho muchos cambios administrativos pero más enfocados al mejoramiento de procesos institucionales, pero que ella, está interesada, con respecto a su área, en que se hicieran algunas modificaciones en cuanto a la comunicación entre las asesoras y los docentes porque ha crecido mucho desde su inicio y considera que hace falta apoyo en el aspecto comunicativo.

El día jueves se llevó a cabo la segunda entrevista aplicada en la sala de juntas a las 17 horas, basándose en la misma guía de preguntas realizadas anteriormente a su otra compañera, se hizo una presentación previa en la que la asesora expuso razones del porqué se llevaría a cabo la entrevista en ese lugar. Argumentó que podía disponer de 30 minutos como máximo para los cuestionamientos con la ventaja de que se encontraba en un lugar en donde no tendría interrupciones y que con tranquilidad estaba lista para dar respuestas amplias, lo cual demostró que tenía disposición e interés por participar en la entrevista. A lo largo de la media hora otorgada, se abordaron las preguntas de una forma constante y con respuestas más detalladas, aunque en 4 ocasiones se tuvo que repetir la pregunta porque no lograba entender lo que se preguntaba, aunque posiblemente lo hacía para pensar exactamente en la respuesta que debía dar, ya que sus respuestas siempre se notaron lentas y pausadas, dando la apariencia de que meditaba cada una de las palabras empleadas. Se notó mayor conocimiento del programa, conocía perfectamente el estado en que se encuentra el programa desde el inicio hasta el periodo actual. No necesitó consultar datos o archivos para dar números exactos de lo que se le pedía y nunca consultó con la vista el reloj que se encontraba a sus espaldas, sino que confío en que el entrevistador marcaría el tiempo exacto para dar por finalizada la entrevista. A pesar de que algunas preguntas eran cerradas, ella siempre encontró datos relacionados con las que podía ampliar el panorama vivido en el lugar y al término de las preguntas quedaron 2 minutos para que ella expresara su sentir ante las interrogantes que habían acontecido minutos atrás. En general su actitud de servicio y carisma, hicieron que el ambiente fuera agradable, motivante y enriquecedor, pues la seguridad con la que respondía apoyó mucho a la adquisición de conocimientos.

La guía de preguntas realizada a las dos asesoras académicas se desglosa así:

1. ¿Qué es el programa Universidad Bilingüe?
2. ¿Cuáles son los beneficios de estudiar en un programa como Universidad Bilingüe?
3. ¿Quiénes conforman el programa Universidad Bilingüe?
4. ¿Cada qué tiempo los docentes entregan lista de asistencia y de calificaciones?
5. ¿La entrega de lista de asistencia y de calificaciones es de forma obligatoria y puntual para los docentes?
6. En caso de que no se entreguen en la fecha estipulada, ¿qué tipo de problemas genera esta acción?
7. ¿Pasa con frecuencia el retrazo en la entrega de esos documentos?
8. ¿Cuántas veces al día revisa su correo electrónico y que hora lo hace normalmente?
9. ¿Cómo es la actitud y flexibilidad de los docentes cuando de les convoca a las juntas de trabajo programadas?
10. ¿Cuál es la importancia que tiene la comunicación interna en el programa que usted dirige?
11. ¿Qué tipo de información envía por correo electrónico los docentes?
12. ¿Alguna vez ha recibido sugerencias o dudas sobre la información enviada por usted a los correos electrónicos?
13. ¿Quién redacta la información publicada en la mampara informativa, circulares o correos electrónicos?
14. ¿Cuál es el medio de comunicación interna que utiliza con más frecuencia para transmitir información al coordinador y a los docentes?
15. ¿Cómo se da cuenta si el docente recibió la información completa, clara y en el tiempo deseado transmitida por circulares y avisos en la mampara informativa?
16. ¿Qué elementos considera que debe poseer la comunicación interna para que se considere como efectiva?
17. ¿Cuáles serían los 3 problemas más frecuentes de comunicación interna que usted considera más frecuentes y que le han causado problemas dentro del programa Universidad Bilingüe?
18. ¿Qué es una comunidad virtual?
19. ¿Usted y todos los miembros que conforman Universidad Bilingüe cuentan con correo electrónico? ¿es comercial u otorgado por la institución?
20. ¿Cómo es el clima organizacional que se vive en el programa Universidad Bilingüe

Las respuestas de las dos asesoras académicas arrojaron los siguientes datos finales:
Conocen muy a fondo el sistema institucional administrativo que se debe llevar en el programa.
Cada una cuenta con una computadora con acceso a internet y a los contenidos del sistema administrativo que se encuentra en red en toda la escuela.
Tienen bien identificado que el correo electrónico es el medio ideal para hacer llegar la información a los docentes y coordinador académico. Además de que todos los miembros de Universidad Bilingüe cuentan con correo electrónico comercial, saben que la mayor parte de los profesores cuentan con computadora y con servicio de internet en casa, y sólo una minoría (3 personas) aprovecha sus horas libres para consultar su correo en las computadoras que están destinadas para uso del docente.
Los problemas mas frecuentes dentro del aspecto de la comunicación interna que detectan es el atraso en entregas de reportes de rendimiento académico por módulo, malos entendidos y rumores entre docentes cuando se da una nueva indicación en juntas y el poco uso de internet para que los maestros busquen material didáctico que les ayude a complementar sus clases.
A pesar de que entran 2 veces al día a revisar sus cuentas de correo electrónico, en ocasiones se llega a hacer doble trabajo entre las asesoras, ya que sus horarios coinciden muy poco y no existe mucha interacción para mantenerse al tanto de detalles ocurridos durante el día. Consideran que el correo electrónico no es muy bueno porque a veces no se revisa a tiempo o son cosas de carácter importante y sólo dejan notas.
El ambiente laboral es bueno, pero existe falta de comunicación con algunos profesores que están por hora-clase, ya que son ellos los que casi no mandan su confirmación de que recibieron la información completa por correo electrónico o si lo hacen lo hacen tiempo después.
Las asesoras académicas son las que se encargan de redactar la información publicada o enviada por cualquier medio en el programa, tienen la autoridad para decidir y seleccionar el tipo de información que se necesite publicar, enviar o recordar, sin tener que consultarlo con el coordinador.
Para ellas los elementos que debe tener una comunicación efectiva son aquellos que la hacen ser clara, concreta y oportuna. No necesitan una retroalimentación en las acciones de los docentes o coordinador para que complete el proceso.
Tienen problemas para comunicarse entre ellas, la diferencia de horarios de trabajo está llevándolas a perder tiempo en revisar el trabajo que hizo una para poder continuar la otra con el resto. Las notas que utilizan no son de todo efectivas, ya que algunas veces se les pierden o traspapelan.
Han notado que los docentes muestran buena actitud para asistir a las juntas de trabajo, casi no se presenta ausentismo en ellas, solo de 1 o dos personas en total, pero por lo general nunca obtienen retroalimentación cara a cara en el momento de la junta presencial, y si llegan a comentar algo lo hacen después por comentario personales en la oficina o por correo electrónico. Existe temor por parte de los docentes para expresar su sentir en las juntas presénciales.
Tienen una idea general de lo que es una comunidad virtual, pero no tienen mucha idea sobre el uso o los beneficios que tiene. Ambas nunca han participado en una y desconocen el funcionamiento que tienen.
Las asesoras tienen actitud de servicio, interés por el uso de la tecnología como medio de comunicación interna y no creen que esté demás implementar nuevos canales para mantenerse al día con la información generada en la institución.

Para la observación se realizó una guía de observación en la que se anotarían las acciones más sobresalientes que acontezcan dentro del tiempo destinado a ésta actividad.

Comenzó la observación alrededor de las 09:50 de la mañana, sentada a un lado del librero donde se encuentra el material didáctico y entre los mubles de las dos computadoras destinadas al uso docente, inició la observación de las asesoras académicas y docentes.

Guia de observación

Observación No. 1
Fecha: 27 de Mayo de 2008.
Hora: De 9:50 a 13:00 hrs.
Lugar de observación: Oficina de las asesoras académicas.
Personas observadas: Asesoras académicas, docentes, coordinador y personal administrativo.

¿Qué observe?
1. Todos los docentes que tienen clase a esa hora entraron y salieron de la oficina por sus materiales didácticos, para dejar sus libros o por el control remoto de los aparatos de audio o video.
2. Entre las 9:50 y 10:00 de la mañana los docentes entraban a la oficina y saludaban cordialmente a las asesoras que se encontraban en ese momento, la conversación entre los docentes que se encontraban en el lugar era corta, no pasaban de 2 o 3 frases porque enseguida salían rumbo a sus aulas de clase. A excepción de una maestra de 8 que entraron, pregunto a la asesora si había alguna actividad que manejara el tema de “superlativos” a lo cual la asesora desde su lugar le dio la ubicación exacta de la carpeta donde tendría que buscar.
3. Entre las 9:50 y 10:00 de la mañana entraron 8 profesores, de los cuales dos llegaron juntos para acercarse a la asesora “B” y preguntar sobre la aplicación de las encuestas de evaluación de profesores a lo cual el asesor tomo 3 minutos para explicarles el proceso, el día y la hora de su aplicación, que por la conversación que tuvieron esa información la había dado en la última junta.
4. A las 10:02 de la mañana una de ellas se fue a observación de clase y la otra se quedó sentada en su escritorio trabajando en su computadora. Un alumno llegó 10:40 a preguntar sobre los horarios de las asesorías personalizadas, a lo cual la asesora lo sentó frente a ella, le dio una hoja con la información y una lista en dónde debía apuntarse, la comunicación entre ellos fue fluida, rápida y actitud servicial, en cuestión de casi 5 minutos el alumno salió de la oficina con una respuesta a su petición.
5. Para llegar casi a la segunda hora (10:47), llegó el primer docente de los que entran a las 11 horas, el cuál se acercó con la asesora “B” para platicarle sobre el caso de un alumno que tenía problemas con la justificación de sus faltas, ya que éste rebasaba el límite de inasistencias y perdería derecho a examen final. La asesora sacó el reglamento estudiantil y le indicó que debería informar al alumno sobre lo que se plantea ahí y que él debía sujetarse a las reglas estipuladas. Por último acordó con él que si el alumno no estaba conforme con el proceso a seguir, podía enviarlo con ella para que ambos aclararan el problema. La plática se sostuvo por 12 minutos.
6. Mientras la asesora hablaba con el profesor, los profesores que estaban en el cambio de clase, entraban nuevamente a dejar o sacar materiales. La asesora “A” llegó de su clase y se puso a atender a cuatro alumnos que en ese momento llegaron (10:55) y que necesitan entregar justificantes, a lo que la asesora tuvo que invitarlos a la sala de juntas para poder hablar con ellos ya que la oficina estaba abarrotada y con mucho ruido. La asesora “A” regreso casi veinte minutos después. Y se sentó en su escritorio para seguir trabajado en su computadora.
7. Después de las 11:05 todo entro en calma dentro de la oficina, las asesoras estuvieron trabajado sin complicación por alrededor de 20 minutos, cuando entró una coordinadora de una de las carreras para platicar con ellas sobre la organización de un ciclo de conferencias, lo cual tuvo a atención total de ellas mientras comenzaban a tomar apuntes, conversar sobre el plan a seguir, hacer llamadas a otros coordinadores, revisar detalle a detalle cada punto de la lista de preparativos y por ultimo asignar las labores de cada una. Llegando las 12:10 la pequeña reunión terminó.
8. Mientras ellas se encontraban en su reunión con la coordinadora visitante, los docentes que salían de sus horas de clase, trataban de hacer el menor ruido posible, algunos docentes estuvieron compartiendo cerca ya de la puerta sobre las experiencias que tuvieron con sus grupos al realizar “x” actividades. Ningún profesor se acercó a interrumpir a las asesoras, a pesar de que dos de ellos estaban interesados en preguntar algo, pero decidieron salir de ahí, esperando supongo al siguiente cambio de clase.
9. De las 12:10, la asesora “B” abandonó el lugar para dirigirse (ya fuera de tiempo) a su observación de clase. Regreso 12:57 y enseguida se acercó al librero de material para ordenar lo que estaba fuera de lugar.
10. La asesora “A” estuvo realizando llamadas telefónicas a personal administrativo de soporte técnico para la ayudaran a establecer la contraseña de acceso al sistema administrativo interno. 7 minutos tardó en este proceso. Minutos después ella salió a dejar documentos con el coordinador del programa. Tardó varios minutos, se calcula que fue de 5 minutos y regresó a su lugar a trabajar con la computadora hasta las 13:00 horas
11. Dos docentes que llegaron 12:51 se dispusieron a utilizar las computadoras asignadas a docentes los dos estuvieron revisando correo electrónico y otras páginas hasta más de las 13:00 horas.

¿Qué cuestionamientos me surgieron?
¿Por qué los docentes consultan información sobre las faltas de los alumnos, si se supone es información básica que ellos al igual que los alumnos deben conocer?
¿Por qué la mayor parte de los docentes no entablan una conversación mayor al saludo con las asesoras académicas?
¿Por qué no existe un horario establecido para atender a los estudiantes y así no interrumpir el trabajo de las asesoras?
¿Por qué los docentes piden ayuda a otros docentes y en última instancia pide ayuda al asesor académico?
¿Por qué los docentes esperan a que casi no haya gente en la oficina para pedir ayuda al asesor sobre alguna duda?
¿Por qué los profesores que necesitaban consultar con las asesoras no las interrumpieron?, ¿Será que las asesoras se molestan si las interrumpen? ¿El problema a tratar no era tan urgente?

¿Por qué me fijé en eso?
* Por el comportamiento que tenían los docentes al entrar a la oficina, se podía apreciar en sus rostros cierta apatía, sólo cumplen con su trabajo.
*La mayor parte de los docentes del programa están por hora-clase, por lo tanto se percibe que el tiempo para ellos es primordial, ya que deben salir en tiempos exactos para irse a otros lugares a dar clases.
*Cuando los docentes necesitan consultar con las asesoras algún problema, se acercan directamente a sus escritorios y por lo general esperan a que haya la menor cantidad de gente presente para comentar sus dudas.
*Cuando no encuentran algún material en las carpetas, prefieren primero preguntarle a otros maestros y si no obtiene una respuesta que le sirva, recurren a los asesores

¿Qué problemas se presentaron durante mi observación?
* El ambiente estaba lleno de ruido que impedía en algunos momentos escuchar la poca interacción que había entre los docentes en el lugar.
* La entrada y salida de la planta docente aproximadamente cada 50 minutos entorpece la observación desde un solo ángulo, ya que en algunos momentos no se apreciaba con claridad todos los movimientos de los observados.
*La presencia de un elemento desconocido llegó a repercutir en el comportamiento de todas aquellas personas que llegaban a la oficina.
*No faltó persona que me preguntara si era la nueva becaria.

Conclusiones generales de la observación

La observación se llevó a cabo exitosamente dentro del tiempo estipulado. Se pudieron observar situaciones que nos lazarán a una lluvia de información muy constructiva para éste diagnóstico de evaluación.

ANÁLISIS Y CONCLUSIONES

Después de haber terminado el periodo de recopilación de información a través de las entrevistas y de la observación, continuaremos con la clasificación y análisis de los datos que nos llevarán a encontrar soluciones aptas para las necesidades detectadas en ésta evaluación de diagnóstico.

El concepto de tiempo fue una constante que se presentó durante nuestro estudio. El significado atribuido al tiempo nos deja entre ver varios de los problemas que se tiene con él. Desde esta variable se desprenden los tres problemas más notorios: Tiempo insuficiente para informar y explicar sobre actividades, fechas de entrega, avisos, etc. cara a cara a todos y cada uno de los integrantes del programa; carencia de tiempo para entablar comunicación interpersonal entre docentes y asesoras académicas; y falta de tiempo para que las asesoras académicas realicen otras actividades que también engloba su perfil de puesto.

La comunicación efectiva como parte esencial de toda organización, se presenta también de forma incompleta dentro de estructura, ya la comunicación vertical y horizontal del organigrama que compone el programa Universidad, ha contribuido a la creación de rumores, malos entendidos y desinformación en la actividad diaria. El modelo de comunicación debe tener los elementos necesarios para que el proceso de comunicación se de correctamente, porque presentan problemas para producir retroalimentación con los canales de comunicación interna que implican el uso de la tecnología.
La conformación de una comunidad, implica unir a todos los elementos que conforman Universidad Bilingüe para que se desarrollen dentro de un sistema en el que tengan claramente la idea de trabajar bajo los mismos objetivos y siempre bajo un mismo fin. El espacio de trabajo en el que se desarrolle la comunidad será un lugar propicio para mejorar las relaciones laborales, motivando a generar interacción y llevando a práctica la comunicación efectiva.

Finalmente podemos concluir que la propuesta para conformar una comunidad virtual que funcione como herramienta de apoyo para complementar los canales de comunicación interna existentes y generar una comunicación efectiva entre docentes, asesores académicos y coordinador del programa Universidad Bilingüe, puede presentarse como una alternativa real y propicia que se ajusta a las necesidades que presenta el programa y que auxiliará al modo de trabajo que se tiene actualmente en el. Se pretende que a través de ésta, en un mediano plazo, se comiencen a ver reflejados los primeros resultados, ya que al implementar el nuevo canal de comunicación debe haber una familiarización y una capacitación previa con docentes, asesores académicos y coordinador.